O cálculo da folha de pagamento representa uma das rotinas administrativas mais importantes em uma empresa. Na missão de administrar suas obrigações fiscais os gestores podem encontrar dificuldades devido à falta de compreensão dos aspectos financeiros e contábeis do negócio.
Para enfrentar os problemas na gestão da contabilidade os gestores precisam dedicar esforço e tempo na busca de soluções, porém nem sempre encontram o que necessitam.
Assim, é fundamental manter-se atualizado e organizado para registrar os devidos valores garantidos na lei referente à remuneração dos seus colaboradores com os seus devidos descontos e acréscimos.
Como sabido, a lei trabalhista do Brasil é considerada uma das mais rígidas em vigor atualmente. E você, certamente, tomou conhecimento da recente alteração em alguns dos dispositivos da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) e sabe que tais mudanças podem ocorrer com frequência.
Mas, como realizar essa rotina com mais segurança e agilidade? Continue conosco na leitura desse post e aprenda a otimizar a gestão da sua folha de pagamento.
Vamos lá? 
O que é Folha de Pagamento?
Você sabe o que é, e qual a importância da folha de pagamento?
Esse documento, preparado pela empresa, é de emissão obrigatória, periódica e serve para efeito de fiscalização trabalhista e previdenciária.
Além das obrigações fiscais, a folha de pagamento contém os dados trabalhistas dos colaboradores da sua empresa como vencimentos, descontos, bônus, entre outros registros financeiros.
Para os colaboradores esse documento é essencial na vida dos profissionais, pois é utilizado para comprovar a renda em caso de financiamentos bancários ou de imóveis, veículos, entre outros.
Além disso, a folha de pagamento é essencial no pedido de aposentadoria, servindo como comprovante de pagamento do INSS.
Mas, quem deve cuidar desse documento? Como calcular a folha de pagamento de forma mais simples e prática?
A gestão da folha de pagamento executada com qualidade, sem falhas e atrasos, é capaz de aprimorar o relacionamento entre a empresa e seus colaboradores, pois resultará em mais confiabilidade e segurança por parte dos contratados.
Já para a empresa, a boa execução dessa rotina aliviará o setor financeiro de demandas exclusivamente operacionais.
Porém, apesar de ser uma ação habitual, muitos gestores e líderes apresentam dúvidas em realizar a gestão da folha de pagamento. Fato esse que pode ocasionar o desvio do foco da empresa, que deve estar em seu core business, e não em rotinas administrativas.
Sendo assim, qual a melhor forma de fazer a gestão da folha de pagamento, otimizando o tempo da sua equipe profissional e reduzindo custos à organização?
Continue acompanhando para descobrir.
Folha de pagamento: tecnologia como principal aliada?
Para os gestores, cada processo interno consiste em um desafio, e diversos fatores devem ser observados para garantir o bom funcionamento da organização.
Fluxos que envolvem a gestão do capital humano, por exemplo, se estendem a segmentos como o controle da folha de pagamento. Desse modo, o dinamismo exigido é cada vez maior por parte das companhias, somado à necessidade da rápida tomada de decisões.
Por isso, poder contar com soluções que otimizam o empreendimento é essencial. Aqui, falamos sobre ferramentas tecnológicas que trazem mais eficácia no controle dos processos de uma empresa, como sistemas de gestão.
Essas soluções digitais oferecem soluções direcionadas a cada setor com o objetivo de alcançar um controle mais assertivo dos fluxos. Assim, as empresas que optam pela adoção de softwares de gestão (ERP) aprimoram os seus processos e obtêm bons resultados. Isso sem mencionar o aumento da lucratividade da organização, principal objetivo de qualquer gestor.
No entanto, devido à diversidade de alternativas presentes no mercado, escolher uma solução acaba tornando-se um desafio.
Na busca pelo destaque em meio à concorrência, é fundamental que os empreendedores busquem sempre por diferenciais. Seja por meio de benefícios que o software pode oferecer, ou pelo atendimento, a qualidade, ou mesmo pelo conjunto da obra.
Considere as seguintes situações:
- Poder contar com um sistema que torne a gestão do capital humano da sua empresa ainda mais prática;
- Soluções que possibilitem mais organização do cálculo da folha de pagamento, entre outros processos similares e adjacentes.
Continue nos acompanhando na leitura desse post, e entenda como um software de gestão pode otimizar tais processos e, naturalmente, contribuir para o aumento da produtividade interna.
Sistema de gestão empresarial: segredo do sucesso?
É sabido que em uma empresa são inúmeros os dados a serem administrados. No atual cenário, centralizá-los em uma única plataforma, como em um sistema de gestão ERP, soa como uma estratégia precisa que agrega benefícios como o rápido acesso às informações.
No caso da folha de pagamento, a funcionalidade, viabilizada por essas soluções, torna o processo ainda mais efetivo. Por meio do software, você:
- Integra os sistemas operacionais e corporativos, garantindo cooperação entre os processos e tornando o acesso aos dados mais ágil;
- Conta com informações em tempo real, permitindo uma interação mais precisa.
Dispor de integração e segurança das informações torna a gestão eficiente. Assim, é primordial que sua empresa faça uso da ferramenta correta para o manuseio dessas informações estratégicas e confidenciais, garantindo sucesso no controle dos dados.
Mais inteligência e mobilidade à gestão da folha de pagamento
A sua empresa é única e apresenta particularidades que exige uma folha de pagamento customizada ao seu perfil. Isso garante melhor funcionamento de forma geral.
Um diferencial interessante das soluções de gestão é justamente a adequação às necessidades de cada companhia atendida.
Uma metodologia de implantação bem apurada também permite o melhor aproveitamento dos dados dispostos no software. Por isso, a adoção agrega valor beneficiando não apenas a empresa, mas também aos colaboradores e até clientes e acionistas envolvidos.
A integração do Business Intelligence (BI) ao sistema do cálculo da folha de pagamento também representa um benefício.
A partir de sua implementação, a ferramenta coleta, organiza, analisa e até compartilha as informações internas com outros setores. Isso sem mencionar o monitoramento realizado sobre cada dado empresarial, que colabora, principalmente, quanto às rápidas decisões estratégicas que deverão ser tomadas.
Com o BI você aperfeiçoa a gestão da informação obtendo um recorte dessas informações importantes dispostas em assuntos convertidos em relatórios ou gráficos de fácil leitura, que permitem decisões mais eficientes em menor tempo.
Atualmente, é impensável não dispor de soluções tecnológicas para a gestão do seu negócio, uma vez que o fluxo das informações exige atualização em tempo real e acessibilidade do lugar onde o gestor estiver.
A mobilidade, por sua vez, é mais uma vantagem da adoção do sistema de gestão de folha de pagamento. Hoje as soluções são desenvolvidas para que os softwares sejam projetados em dispositivos móveis.
Isso significa que o acesso às informações é possibilitada por meio de smartphone e tablets. Ideal aos gestores que buscam por uma consulta ágil, de qualquer lugar que estiverem.
O trabalho do gestor não está restrito a um escritório, lugar fixo ou a um computador e, em decorrência desse fator, os gestores precisam estar atualizados para absorver a evolução do mercado de trabalho.
Por essa razão, a mobilidade é fator determinante para o seu negócio, já que a atual força de trabalho faz uso de mais opções tecnológicas para acessar e realizar suas tarefas de qualquer lugar que esteja.
Terceirizando a Folha de Pagamento (BPO)
E se todos os processos burocráticos, descritos acima, pudessem ser delegados e por meio do serviço terceirizado você pudesse dispor de outra organização para gerenciar essas atividades desempenhadas pelo setor de departamento pessoal?
Através do Business Process Outsourcing (BPO), que é o termo usado para a terceirização de processos de negócios em uma empresa, você pode otimizar a qualidade do tempo de gestores e a produtividade da equipe terceirizando rotinas diárias e que demandam tempo e atenção para serem feitas, como:
- A admissão dos colaboradores, envio do e-Social;
- Obrigações Legais;
- Recibo de Pagamentos;
- Controle de Afastamentos;
- Acompanhamento das Convenções e Acordos Coletivos;
- Cálculos e Controles de Folha de Pagamentos.
Essa tecnologia irá contribuir inclusive em ocorrências inesperadas que podem surgir no dia a dia, como pedido de adiantamentos, férias, 13º salário e rescisões.
Dessa forma, todas essas tarefas passam a ser executadas por profissionais externos qualificados por meio de softwares de gestão, e com uma principal vantagem: mais agilidade.
Além disso, um benefício para quem utiliza o software é que todo o processo é acompanhado pelo gestor, no caso o contratante, que poderá se comunicar a qualquer momento com a empresa contratada por meio de um portal de atendimento, seja para observar o andamento do processo ou solicitar o esclarecimento de dúvidas.
Diante de tantos processos ditos burocráticos pelos gestores, contar com um BPO de Folha de Pagamento contribui para uma eficiente gestão, tornando o controle mais prático e reduzindo custos com contratações adicionais.
Em outras palavras: mais tempo e economia para a empresa!
Conclusão
A adoção de um software de gestão de capital humano é uma decisão estratégica para a organização e permite obter resultados eficazes para tornar a gestão de sua empresa ainda mais assertiva.
Optar por ferramentas tecnológicas é investir em curto e em longo prazo em seu empreendimento, já que a atualização tecnológica, nos dias de hoje, é fator primordial nos negócios.
Além dos inúmeros benefícios decorrentes de sua implantação, o sistema ainda cria um diferencial à companhia, sobretudo em relação à concorrência.
Entretanto, é muito importante além de ter a informação correta, dar preferência a um software de gestão projetado para atender sua empresa em inúmeras vertentes, como é o caso da Pebbian.
Intermediado pela Teknisa, — empresa que, desde 1990, atua com excelência no mercado em soluções tecnológicas às companhias de setores distintos — o sistema garante otimizar os processos internos, agregando valor à organização em sua totalidade.
Além disso, os gestores também podem contar com um BPO de Folha de Pagamento, que terceiriza as atividades referentes a esse controle, o que otimiza o tempo da equipe de profissionais em uma empresa e garante mais agilidade na entrega dos dados.
Gostaria de conhecer melhor nossas soluções para folha de pagamento? Entre em contato com um dos nossos consultores e fique a par de tudo o que temos a oferecer ao seu negócio!
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Este artigo Como tornar a gestão da Folha de Pagamento mais simples? foi publicado originalmente no site Teknisa.
