Melhor ERP de gestão de restaurantes coletivos reduz custos

Dizer: reduz custos, é praticamente impossível sem afirmar a necessidade urgente de se ter um específico sistema ERP de gestão de restaurantes corporativos, fato. Isso porque é bem comum, considerando que as empresas de alimentação coletiva enfrentam um aumento significativo dos custos decorrente da alta do preço de matérias-primas, o que afeta a produção de refeições.

A impossibilidade de repasse dos aumentos que os insumos alimentícios têm sofrido, por exemplo, afeta bastante os números das concessionárias de alimentação. Isso ocorre porque grande parte dos serviços depende de licitações ou contratos fechados para longo prazo. Chega a ser desafiador permanecer no páreo (competição) do mercado food service.

Para entender melhor como é vivenciada essa condição financeira do mercado, preparamos este artigo e entendemos que ele vai contribuir para a sua tomada de decisão quando o assunto é a melhor solução para atingir redução de custos na produção de refeições e continuar crescendo. Inclusive vamos inserir as funcionalidades do sistema ERP TecFood da Teknisa para pontuar como ele pode operar para resolver os pontos em que os custos se elevam.

Boa leitura!

Encontre os responsáveis pela alta de preço das matérias-primas. Assim você reduz custos!

A elevação de preços de matérias-primas vêm de várias fontes. Algumas delas são o aumento dos custos da energia, da gasolina, da falta de contêineres no transporte marítimo, safras ruins, etc. A soma de todos esses fatores gera um movimento inflacionário que encarece os custos médios do food service.

Por estarem vinculadas a contratos públicos ou a contratos de longo prazo, na maioria dos casos, as empresas de refeições coletivas assumem para si os aumentos de custos, o que, infelizmente, afeta diretamente os resultados.

As previsões financeiras do mercado de food service mudam constantemente, e sempre que há crise, ela prejudicará vários segmentos, porém os mais prejudicados serão aqueles que não conseguem repassar os aumentos dos preços das matérias-primas para o preço final. Esse fator impactará negativamente os números de tais organizações.

Diante de tantas intempéries no segmento de food service — dentro de um restaurante corporativo, por exemplo — é muito fácil perder o controle dos custos caso não exista um domínio rigoroso da sua gestão. Resultado: perde-se dinheiro também!

Você já passou por uma situação na qual ficou tentando mensurar seu faturamento diário ou mensal e foi muito difícil?

A realidade é que na falta de um sistema para gestão de restaurantes corporativos com expertise no setor de alimentação, as empresas de refeições coletivas não conseguem reduzir custos e nem lucrar com seu negócio.

Por isso a importância de se atentar aos recursos tecnológicos disponíveis ou aos processos bem elaborados que podem fazer total diferença no orçamento e no resultado final.

Por isso mesmo, vamos repassar alguns pontos para se conseguir reduzir custos na produção e distribuição de refeições coletivas. Daremos ênfase aos setores de compra, planejamento de cardápio, estoque, custos e contábil. Acompanhe!

Gestão de custos: conte com um sistema ERP para gestão de compras e de estoque de unidades de alimentação

Primeiro passo: tenha um software de gestão de necessidades de compra de todas as suas unidades — considerando itens como: estoque, número de comensais estimados, planejamento de cardápio, entre outros que podem afetar nesse processo.

Considere utilizar a melhor solução ERP para gestão em alimentação do mercado e que ela tenha funcionalidades que, ao mesmo tempo que planeje as compras e avalie a movimentação do estoque, informando quais produtos você precisa, com base na sua demanda atual.

Essa solução tem que ser um conjunto de sistemas integrados para o food service, que vai orientar também na retirada do estoque por posição, de maneira que o primeiro item a entrar seja o primeiro a sair. Dessa forma, fica mais fácil controlar todos os prazos de validade de cada um de seus produtos evitando, assim, desperdícios na hora de repor o seu estoque.

Por que indicamos o ERP TecFood?

Porque ele vai proporcionar redução de custos no momento das compras para os seus restaurantes corporativos:

1. Através do TecFood, você terá acesso ao específico sistema de compras integrado a todos os setores da sua concessionária de alimentação, você terá mais agilidade e otimização dos processos operacionais. Ele opera sugerindo aquisição de produtos com base no cardápio elaborado, na previsibilidade e variáveis, tais como: preço, posição atual do estoque, estoque de segurança, prazo de entrega, forma de pagamento, inflação etc.;
2. Também terá à sua disposição informação sobre qual é a real necessidade de compras. O TecFood indica, também, qual é a melhor compra para as suas unidades, e ainda, de forma consolidada. Tudo isso para abastecer a sua empresa fornecedora de refeições coletivas como um todo;
3. Atente-se aos custos inesperados;
4. Tenha certeza de que necessita mesmo comprar cada item alimentício;
5. Minimize os problemas de qualidade e conformidade dos produtos a serem utilizados na produção das refeições.

Qualifique fornecedores de insumos alimentícios através de um software ERP

O sistema ERP para administrar a produção de refeições de seus restaurantes deve permitir que seja possível comparar os valores de vários fornecedores de forma prática e simultânea. Agindo assim, a melhor compra será feita.

O processo de qualificação dos fornecedores é um dos pontos que colabora para evitar situações complexas e que geram prejuízos para a sua operação. Isto é, um fornecedor não deve participar das cotações se já foi desqualificado, o que facilita e otimiza todo o processo, além disso pode gerar mais sucesso e melhores resultados para a sua empresa de refeições coletivas.

Com um bom sistema ERP para o segmento de alimentação fora do lar é possível manter os melhores fornecedores e evitar, inclusive, o risco de atrasos ocasionados pela falta de insumos ou pela alta de preços. Isso vai impedir que a produção da refeição seja comprometida, evitando impactos nos custos com compras de última hora.

O sistema TecFood da Teknisa é esse ERP que pode te auxiliar em todos os processos da produção de refeições, inclusive na gestão de compras. Vale destacar que ele permite que você tenha uma visão geral de todos os custos envolvidos na hora da compra, avaliando, por exemplo, valor do frete, diferenças de alíquotas dos impostos, preços, prazo de entrega e, ainda, a qualidade do fornecedor mediante qualificação ou desqualificação do mesmo.

O TecFood também administra entregas, marcas e limite de estoque de segurança. A redução dos custos está diretamente ligada a todas as análises mencionadas, que podem ser feitas de maneira prévia e com o auxílio de um sistema ERP integrado e estruturado para oferecer suporte no gerenciamento das compras e dos custos de produção da sua empresa de alimentação coletiva.

Aposte na integração de todos os setores de sua empresa de food service, essa ação reduz custos

Pode-se afirmar que é urgente ter um específico sistema de compras tal como o TecFood, que integre todos os setores da sua concessionária de alimentação para otimizar os processos , e que faça sugestões com base no cardápio elaborado, na previsibilidade e variáveis, tópicos tais como:

• Preço;
• Posição atual do estoque;
• Estoque de segurança;
• Prazo de entrega;
• Forma de pagamento;
• Inflação, etc.

O ERP deve informar qual será a real necessidade de compras e indicar, também, qual será a melhor compra para as suas unidades e de forma consolidada abastecer os restaurantes coletivos como um todo.

E ainda, um completo sistema ERP focado na gestão de empresas de food service tem o benefício de integrar as áreas de compras, estoque, produção e distribuição. Ele vai possibilitar uma gestão mais assertiva, disponibilizando relatórios gerenciais e indicadores de performance, garantindo mais inteligência para o seu negócio.

É essencial que haja uma conexão com a área de planejamento de cardápios, para que através de fichas técnicas dos alimentos bem utilizadas, com os respectivos per capitas e a quantidade estimada de comensais, se obtenha o cálculo da matéria-prima necessária com base no cardápio previamente elaborado.

Invista na Ficha Técnica de Alimentos: cálculo de custos

Utilizar corretamente a ficha técnica de alimentos gera impacto no cálculo de custos e na formação de preços. Com ela é possível:

• Calcular com agilidade os custos diretos de produção, baseado na quantidade per capita estabelecida;
• Gerar as informações nutricionais e os seus respectivos níveis de aproveitamento;
• Controlar os fatores de correção e de ganhos ou perdas no processamento de alimentos;
• Diferenciar as receitas de seus restaurantes;
• Obter informações precisas e padronização nos processos operacionais, o que vai reduzir desperdícios na produção das suas refeições.

Os motivos acima já ilustram a relevância da ficha técnica de alimentos e a urgência em usar o software mais bem preparado do mercado para garantir redução de custos e aumentar a qualidade de suas refeições.

A nossa recomendação é que você esqueça as planilhas, erradique ao máximo os desperdícios e os retrabalhos!

Anote aí! É mais seguro contar com o sistema TecFood para integrar o setor de produção a todas as demais áreas relacionadas à gestão dos seus restaurantes, entre elas financeiro, compras, estoque, etc.

Integre os setores de seus restaurantes e tenha informação sincronizada, evitando custos desnecessários

Baseado em dados atuais do estoque, será possível a um bom software gerar o cálculo do que será realmente necessário comprar (sem erros) o que também vai evitar desperdícios de alimentos e/ou falta de insumos para a produção.

Para isso, é fundamental que haja uma gestão eficiente do estoque do seu restaurante corporativo e também do seu Centro de Distribuição de Alimentos, caso você tenha, para evitar custos desnecessários e impactos no resultado do seu contrato. Mas sem um sistema de estoque integrado a todas as áreas de seu negócio de alimentação corporativa, estabelecer a  boa gestão ficará impossível.

Você percebe que sem um software feito especialmente para o segmento de alimentação, o processo de compras entre outros, torna-se demorado, e fica mais difícil consolidar a real necessidade de compras, rastrear as não-conformidades e tomar a decisão?

Então, pense bem! Está na hora de mudar de atitude e falar conosco.

Acredita-se que quanto mais as empresas focam na gestão com a finalidade de reduzir custos, mais se aumenta o nível de competitividade do negócio e ele fica mais próximo dos níveis ideais de lucratividade e de constância no mercado, alcançando maior longevidade e presença forte na história. Esse é o caso de algumas marcas que se tornaram relevantes e são hoje consideradas “top of mind”.

Análise Financeira em restaurantes corporativos promovem a redução de custos

A forma para identificar onde se perde dinheiro é fazer a análise financeira diária de seu empreendimento. A avaliação financeira se caracteriza como uma boa prática dos gestores, que são os interpretadores de indicadores de performance para a alcançar o melhor custo/benefício.

Quanto mais informações significativas e atuais, mais se conhece um negócio e maiores são as chances de fazer intervenções assertivas, capazes de induzirem a expansão de um empreendimento.

O faturamento de uma organização tem que ser maior do que os custos da produção, seja de um produto ou de um serviço.

Uma análise financeira deve ser realizada em curta frequência com o objetivo de examinar o fluxo de caixa para saber se o negócio indica para a lucratividade ou não. É uma conta bem simples! Matematicamente, deve-se considerar os custos fixos e variáveis, além disso, os impostos e os encargos.

Mas, como manter uma empresa, aqui no caso as concessionárias de alimentação, rentável mesmo tendo que assumir valores de tributação tão elevados como é aqui no Brasil?

Alguns gestores de sucesso sabem que é possível encontrar alternativas legais que suavizam os valores a serem pagos e que contemplem com objetividade a redução de custos. Geralmente é o contador o profissional capaz de construir caminhos alternativos e legais, observando que a lei não deixe de ser cumprida, e ainda, garantindo a saúde financeira de uma atividade produtiva.

Administre seu negócio de food service prevendo a redução de custos e tributos

Um bom gestor de restaurantes corporativos já sabe que a contabilidade é um dos requisitos mais importantes da boa administração, que torna possível fazer novos investimentos, reduzir custos e obter mais lucratividade no seu restaurante corporativo.

Através da integração entre sistemas, inclusive o de contabilidade, é possível reunir todos as informações econômicas do seu restaurante e mensurá-las monetariamente falando, além disso, registrá-las, transformando-as em relatórios ou gráficos, o que torna a tomada de decisões mais assertiva.

E o que fazer para que nenhuma informação seja perdida, contas não sejam pagas ou obrigações fiscais não sejam entregues? Multas e juros elevam o orçamento, então não dá para fazer uma gestão contábil despreocupada.

A resposta está na automação dos processos contábeis, mas fica de olho, porque o melhor ERP para gestão contábil de restaurantes corporativos é o TecFood, ele tem as funcionalidades pensadas para este tipo de negócio, e grandes empresas de alimentação comprovam esse fato.

A gestão fiscal, por meio do sistema TecFood, irá:

• Pré-validar as obrigações acessórias;
• Realizar a gestão de entrada de documentos através de consistências fiscais;
• Integrar impostos a recolher com o financeiro e geração de guias;
• Gerir e apurar todos os regimes fiscais;
• Disponibilizar flexibilidade na parametrização e tratamento de regras fiscais;
• Efetuar o pré-cadastro das alíquotas e classificação fiscal dos impostos, etc.;
• Registro de entradas e saídas;
• Gerar indicadores de desempenho;
• Emitir demonstrativo do resultado do exercício (DRE), etc.

Você pode fazer a sua parametrização fiscal de forma centralizada utilizando uma única tela de sistema.

Mas atenção: somente o ERP TecFood da Teknisa tem essa funcionalidade sensacional! É mais simples definir as regras, impostos, taxas etc. e garante que todas as obrigações fiscais e acessórias, se bem definidas nessa tela de sistema, sejam entregues, deixando sua empresa em conformidade com a Receita Federal.

Saiba o que é Elisão fiscal e como reduzir seus custos com tributação em seus restaurant

A elisão fiscal é uma estratégia legal que, a partir de uma interpretação da legislação tributária, tem como objetivo a redução do valor da carga tributária paga ao governo brasileiro.

Atenção, o contrário de elisão fiscal é a evasão fiscal. Ela é uma infração à lei fiscal do Brasil quando não se recolhe os tributos da maneira correta, por isso é necessário ter o apoio de um contador expert e um planejamento tributário.

A participação de profissionais dos setores cujas atividades são voltadas para as finanças é fundamental, já que o objetivo é estruturar as operações da sua empresa para que haja elisão fiscal, isto é, a redução do ônus tributário.

O custo com os impostos representa uma grande fatia do PIB nacional, influenciando diretamente no lucro das organizações,  que travam uma batalha para se manterem na ativa.

Em síntese, empresários e contadores operam juntos para suavizar a carga tributária — pelo menos é assim que deveria acontecer. Não dá para fazer uma boa gestão sem a união de ideias, estudo e planejamento tributário e estratégico.

Do contrário, se contadores operam isoladamente, os gestores não conseguirão acessar informações e nem terão a chance de terem insights a fim de evoluírem o seu negócio. E, ainda, se os empresários delegam todas as funções aos seus contadores e não acompanham os resultados financeiros diariamente, deixam de ser estratégicos e de participar de decisões importantes quanto à redução tributária.

Fique ligado e lembre-se: o contador deve ser consultado!

• Veja se este é o seu caso: há empresas que podem estar pagando valores altos de impostos por estarem enquadradas em um regime tributário inadequado;
• Atente-se a isso: é importante antecipar situações que supostamente sofreriam tributação, isto é, antes da ocorrência do fato gerador tem-se que tomar uma decisão;
• Fique de olho: os regimes Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real têm pactos de tributação diferenciados e que não se aplicam de forma igual para todos os tipos de empresas;
• Fique sabendo: é possível fazer a divisão de uma empresa em outras empresas — cada uma delas fica responsabilizada por uma incumbência ou obrigação no processo —, podendo se enquadrar no regime tributário mais adequado para que ocorra a possibilidade de redução dos tributos. Nesse caso, é fundamental fazer um levantamento histórico para identificação da origem das transações, depois disso, fazer uma análise e aplicar ações corretivas, aplicar as taxas corretas;
• Certifique-se: que sua empresa esteja no regime certo, baseando-se no fato de que não há uma regra clara. O ideal é ter a orientação do contador.

Para que as empresas não tenham aborrecimento com o Fisco — Autoridade fazendária do Brasil, que controla e fiscaliza as empresas quanto ao cumprimento das exigências da lei tributária e também determina as alíquotas, e com o governo estadual, que engloba as esferas estadual e municipal — é preciso planejamento tributário estratégico e é fundamental considerar todos os tributos incidentes sobre as suas operações.

Por isso, fica o conselho: opere sempre com contadores especialistas, implante processos concisos e mensuráveis, e adote um sistema ERP focado na gestão contábil de concessionárias de alimentação — indicamos o sistema TecFood — para colaborar no planejamento tributário e para registrar as operações de sua organização.

Funcionalidades que o ERP TecFood tem para a excelência na sua gestão financeira:

• Conciliação Bancária (OFX);
• Gestão de custos: organização dos seus centros de custo, vinculados diretamente ao financeiro;
• Controle de contas bancárias: registro de transferências, movimentações e administração de contas;
• Relatórios Financeiros: de vendas, de CRM, de PCP, de Compras, de Estoque, de Serviços, de RH, Contratos e Fiscal;
• Lançamentos Recorrentes;
• DRE: receitas e despesas, custos operacionais, preço de produtos e serviços, impostos e outras despesas, etc.

Assista ao vídeo com um de nossos cases de sucesso com a empresa Cozzi que oferece refeições industriais. Aproveite para conhecer as soluções TecFood, que estão implantadas também em outros players do mercado e que têm proporcionado resultados satisfatórios.

 

 

Planeje sua produção de refeições e fique de olho no seu no resultado final

Um planejamento de produção de refeições bem feito, com um orçamento pré-definido, é extremamente importante, já que seu objetivo é lucrar.

Ao utilizar um específico sistema para gestão da produção de alimentos que leva em consideração o valor de custo do seu cardápio diário, por exemplo, você consegue manter um planejamento sem ultrapassar seu orçamento, isto é, o valor que foi firmado em contrato.

Assim, mesmo que haja alta de preços referentes às matérias-primas, seus restaurantes conseguirão vencer os obstáculos econômicos dispondo de mais recursos para driblar as fases difíceis, cumprindo o combinado em contrato.

Mas outros fatores também precisam ser destacados. Ao cumprir com vários tipos de contratos é muito difícil guardar em planilhas as peculiaridades de cada um deles. Mais uma vez, a tecnologia TecFood vem para agregar valor, já que se trata de um sistema especializado no segmento de food service, ele permite que você analise as restrições contratuais de cada cliente, oferecendo assim, um atendimento personalizado e seguro.

Além disso, quem administra um restaurante corporativo sabe bem como é caro investir em produtos que estão entressafra. Invista em ferramentas tecnológicas que resolvam este problema para você.

Uma solução focada no setor de alimentação fora do lar é capaz de oferecer esse controle de sazonalidade e indicam o melhor momento para comprar determinados gêneros alimentícios.

Logo, você pode avaliar se o planejamento de cardápio precisa realmente de algo que está entressafra, ou seja, em épocas em que o produto fica mais caro e com qualidade inferior, devido à dificuldade em encontrá-lo, ou se vale a pena esperar que ele volte para o período de safra, na qual ele é encontrado mais facilmente e com qualidade superior.

Mais uma vez, o ERP TecFood opera de maneira que você tenha a opção de não onerar os preços do seu cardápio e enfrentar com mais destreza o sobe e desce da economia.

*Preparamos um E-book para você observar um exemplo de alguns pontos críticos que um restaurante corporativo enfrenta no seu dia a dia e que afeta negativamente os resultados. Neste E-book também tem um exemplo de um fluxo apontando como os pontos críticos podem ser solucionados.

A ideia com o E-book é que a partir da análise dos fluxos organizacionais seja possível você perceber se os problemas também acontecem na sua gestão e o que é possível fazer para melhorar seus processos e aplicar as melhores práticas do mercado em suas unidades de alimentação.

Desejamos boa leitura!

Veja como alcançar os melhores resultados em seu restaurante corporativo

Nesse artigo falamos da importância de um controle rigoroso no seu setor de compras, também sobre a relevância do planejamento do cardápio, planejamento da produção e do planejamento tributário, além de destacar que integrar as várias áreas de seus restaurantes corporativos é fundamental, porém, com o melhor sistema ERP focado no seu negócio.

Quem é do setor sabe que cada centavo de economia pode afetar positivamente a margem de lucro final. E o mais importante, neste caso, é ter um controle específico que lhe mostre exatamente o que está impedindo de obter resultados satisfatórios, ou melhor, do que pode estar gerando desfalques no seu orçamento.

Diga não à gestão de autópsia, que é o momento em que a gestão se torna vulnerável e não tem como fazer mais nada.

É sabido que todos os gastos interferem no valor final da refeição dos seus restaurantes. Sendo assim, considere utilizar uma ferramenta como o TecFood. Ele possibilitará que você consiga ver diariamente o que você gasta com cada item, e lhe mostrará em tempo real o que é preciso para resolver essa situação ou se é necessário tomar uma decisão diferente, rapidamente e em tempo hábil.

As ferramentas tecnológicas inteligentes existem para que possam te salvar em momentos de apuros, evitando que isso só fique evidente no fim do mês, quando aí já é tarde demais e você não tem mais como recuperar o tempo perdido.

Por isso, a importância de investir em soluções especializadas em gestão de refeições, que auxiliem no trabalho árduo de planejar cardápios, gerar relatórios comparativos, além de analisar despesas indiretas, como salários, encargos, impostos e custos fixos da sua empresa.

Vale investir em um ERP TecFood e em um BI – Business Intelligence, que entrega em tempo real análises gerenciais de cada resultado da sua empresa, e que sabe como tratar o volume de informações que a todo momento surgem em todos os setores do seu negócio.

 

Conclusão

Aposte em soluções inteligentes e específicas para o seu negócio de alimentação fora do lar

Se você tem um empreendimento atuante no segmento de food service, mas ainda não utiliza um sistema de controle de gestão para a produção de refeições, ou se faz esse controle de outras maneiras, como o uso de planilhas, por exemplo, ou ainda, se já tem esse controle, mas com vários fornecedores de softwares, a sua empresa pode estar correndo o risco financeiro.

Em um mundo tão competitivo, com tamanha concorrência, e com altos e baixos do mercado financeiro, é fundamental ter controle de todos os detalhes da sua empresa de food service, principalmente onde se envolve altos custos na produção e tributação com valores altíssimos também. Por isso mesmo, é hora de pensar em utilizar um sistema ERP integrado e que dê indicadores gerenciais de forma dinâmica para rápida e assertiva tomada de decisão.

Quando não se tem uma gestão empresarial planejada e estratégica, o lucro pode facilmente escapar entre os dedos.

As empresas de alimentação fora do lar que utilizam metodologias específicas e aplicam as boas práticas da análise financeira, elegendo as estratégias como ideais para eliminar o desperdício e os custos desnecessários, inclusive quando o assunto é tributação, têm se destacado garantindo um lugar no mercado food service.

Aliado à gestão e à integração de todos os setores de seus restaurantes, a solução dos seus problemas pode ser bem mais eficiente quando se pode contar com um ERP como é o TecFood. Ele é referência no food service e é o mais utilizado por várias empresas de alimentação coletiva.

Se você deseja otimizar tempo e ainda obter melhores resultados, acredite: esse desejo pode ser realizado!

As empresas investem cada vez mais em tecnologia como grande aliada da alta produtividade e da redução de custos.

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Este artigo Melhor ERP de gestão de restaurantes coletivos reduz custos foi publicado originalmente no site Teknisa.